Erste Schritte – in 30 Minuten zur digitalen Aufrufanlage

Diese Anleitung führt Sie einmal komplett durch die Einrichtung. Sie brauchen dafür:

• einen PC oder ein Tablet mit Internet (für die Einrichtung),
• einen Fernseher oder Monitor im Wartezimmer,
• ein kleines Gerät mit Browser am Fernseher – z. B. einen Amazon Fire TV Stick (ab ca. 40 €), einen Raspberry Pi oder einen Mini-PC (siehe Anzeige auf den Fernseher bringen).

Wie funktioniert Wartezimmer-Aufruf?#

Wartezimmer-Aufruf besteht aus zwei Teilen:

1. Die Anzeige – eine Webseite, die dauerhaft auf dem Fernseher im Wartezimmer läuft. Solange nichts passiert, zeigt sie Ihr Bild oder Video und optional ein Laufband.
2. Der Aufruf – wird von Ihnen ausgelöst: per Klick in Wartezimmer-Aufruf, direkt aus tomedo per Aktionskette oder aus jeder anderen Praxissoftware über die API. Sobald ein Aufruf eintrifft, erscheint auf dem Fernseher groß der Name bzw. die Wartenummer mit dem Zimmer, und eine natürliche Stimme sagt z. B. „Wartenummer 42, gehen Sie in das Zimmer 3 bitte.“

Beides ist über das Wartezimmer verbunden: Jedes Wartezimmer hat einen eigenen Anzeige-Link bzw. Kurzlink (für den Fernseher) und eine eigene ID (für Aufrufe per API).

Schritt 1: Registrieren#

1. Öffnen Sie https://wartezimmer-aufruf.de/register.
2. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
3. Bestätigen Sie den Link in der E-Mail, die Sie von uns erhalten.

Beim ersten Login wird automatisch ein Team mit Ihrem Namen angelegt. Das Team steht für Ihre Praxis – Sie können es später umbenennen und Kolleginnen und Kollegen einladen (siehe Team & Benutzer).

Tarif wählen: Nach der Anmeldung wählen Sie einen Tarif aus (siehe Preise). Die Bezahlung läuft sicher über Stripe; Sie können den Tarif jederzeit im Menü Abonnement ändern oder kündigen. Für den Aufruf aus der Praxissoftware (tomedo & Co.) brauchen Sie einen Tarif mit API-Zugriff.

Schritt 2: Standort anlegen#

Ein Standort ist Ihre Praxis bzw. eine Betriebsstätte. Einzelpraxen brauchen genau einen Standort; MVZ oder Praxen mit mehreren Häusern legen pro Haus einen an.

1. Klicken Sie im Menü auf Standorte.
2. Namen eingeben, z. B. „Praxis Dr. Muster“ → Erstellen.

Schritt 3: Wartezimmer anlegen#

Legen Sie für jeden Fernseher ein eigenes Wartezimmer an. Haben Sie zwei Wartebereiche mit je einem Bildschirm, brauchen Sie zwei Wartezimmer.

1. Menü Wartezimmer → Wartezimmer erstellen.
2. Namen eingeben (z. B. „Wartezimmer EG“), Standort auswählen → bestätigen.
3. Klicken Sie das neue Wartezimmer an, um in den Editor zu gelangen.

Im Editor finden Sie alles, was Sie für die nächsten Schritte brauchen: den Kurzlink der Anzeige (oben rechts), den Anzeige-Zugriff, die Stimme für die Ansage und die API-Daten.

Schritt 4: Anzeige auf dem Fernseher öffnen#

1. Stellen Sie im Editor unter Anzeige-Zugriff ein, wer die Anzeige öffnen darf. Für den Dauerbetrieb am Fernseher empfehlen wir IP-Beschränkung mit Meine IP hinzufügen (dann ist am Fernseher kein Login nötig, aber nur Ihr Praxis-Netz kommt an die Anzeige). Speichern.
2. Kopieren Sie oben rechts den Kurzlink (z. B. https://wartezimmer-aufruf.de/w/AB3K9XQ) und öffnen Sie ihn im Browser des Geräts am Fernseher.
3. Tippen bzw. klicken Sie einmal auf Display starten. Dieser eine Klick ist nötig, weil Browser Ton erst nach einer Berührung abspielen dürfen.
4. Stellen Sie den Browser auf Vollbild.

Neue Wartezimmer sind zunächst öffentlich erreichbar – das ist nur in Ordnung, wenn Sie ausschließlich Wartenummern aufrufen. Für Namensaufrufe stellen Sie vor dem ersten Einsatz auf IP-Beschränkung (empfohlen) oder Login & verifiziert um; dann muss auf dem Fernseher-Gerät ein Teammitglied angemeldet sein.

Detaillierte Anleitungen für Fire TV Stick, Raspberry Pi, Mini-PC und Smart-TV finden Sie unter Anzeige auf den Fernseher bringen.

Schritt 5: Ersten Aufruf senden#

1. Wechseln Sie ins Dashboard. Dort finden Sie das Formular Patient aufrufen.
2. Geben Sie z. B. „Wartenummer 42“ ein, wählen Sie das Wartezimmer und tragen Sie als Zielraum „3“ ein → Aufrufen.
3. Auf dem Fernseher erscheint innerhalb von ein bis zwei Sekunden die Anzeige, die Ansage läuft, und nach einigen Sekunden verschwindet die Anzeige wieder.

Das Dashboard zeigt Ihnen außerdem, wie viele Aufrufe heute, im Monat und im Jahr erfolgt sind.

Nichts zu sehen oder zu hören? Schauen Sie in die Problemlösung.

Schritt 6: Wartezeit gestalten (optional)#

• Laden Sie unter Medien ein Bild oder Video hoch (Praxisinfos, Öffnungszeiten, Impfhinweise, Imagefilm).
• Weisen Sie es im Wartezimmer-Editor unter Bild oder Video für die Wartezeit zu.
• Aktivieren Sie das Laufband und tragen Sie einen Text ein, z. B. „Bitte halten Sie Ihre Versichertenkarte bereit.“ Farben, Geschwindigkeit und Position (oben/unten) sind frei wählbar.
• Wählen Sie unter Stimme den Sprachanbieter und die Stimme für die Ansage; eine Hörprobe gibt es direkt im Editor.

Mehr dazu unter Medien & Laufband.

Schritt 7: Praxissoftware anbinden (optional, empfohlen)#

Damit Aufrufe direkt aus der Kartei kommen, ohne dass jemand etwas tippen muss:

• tomedo: tomedo-Integration – Aktionskette anlegen, fertig.
• Andere Praxissoftware: Andere Praxissoftware anbinden und Aufruf per API.

Tipps aus der Praxis#

• Wartenummern statt Namen: Diskreter und datenschutzfreundlicher. Zahlen werden automatisch als „Wartenummer …“ angesagt.
• Kurze Zimmerbezeichnungen: „3“, „12“ oder „MRT“ klingen in der Ansage am besten. Längere Begriffe wie „Labor“ werden als „zur Labor“ angesagt.
• Lautstärke am Fernseher so einstellen, dass die Ansage im ganzen Wartezimmer gut zu hören ist, aber nicht erschreckt. Ein kurzer Test mit einer Kollegin in der letzten Reihe hilft.
• Bildschirmschoner und Standby am Fernseher-Gerät deaktivieren, damit die Anzeige den ganzen Tag läuft.